1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — «Политика») определяет порядок и условия обработки персональных данных обществом с ограниченной ответственностью «Холст» (ООО «Холст»), ИНН 7720905920, ОГРН 1237700570800 (далее — «Оператор»), а также меры по защите прав субъектов персональных данных. Актуальные контактные и регистрационные сведения об Операторе размещаются на сайте Оператора https://holst.so.

1.2. Политика разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в области персональных данных и применяется к обработке, осуществляемой с использованием средств автоматизации и без их использования.

1.3. Для целей Политики «Сервис(ы)» означает(ют) программу для ЭВМ «Holst» и связанные с ней сайты, веб-приложения и информационные ресурсы, которые принадлежат Оператору или администрируются им и на которых размещена ссылка на Политику. К таким ресурсам, в частности, относятся домены holst.so, app.holst.so, help.holst.so и их поддомены. Включение нового домена или поддомена в сферу действия Политики не требует перечисления каждого такого адреса в тексте, если на соответствующем ресурсе размещена ссылка на действующую редакцию Политики и фактические цели и способы обработки не выходят за ее пределы.

1.4. «Документация» — информационный ресурс Оператора, доступный по адресу https://help.holst.so/. В Документации может размещаться актуальная информация об используемых Оператором сервисах, категориях обработчиков и платежных провайдерах.

1.5. «Пользователь» — физическое лицо, непосредственно использующее функции Сервиса. «Рабочее пространство» — структурная единица Сервиса, отделённая от других Рабочих пространств и в которой размещается контент. «Клиент» — Пользователь-владелец Рабочего пространства (совокупности Рабочих пространств с общим владельцем), либо лицо, от имени которого действует такой Пользователь-владелец; Клиентом может быть физическое лицо, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо. «Лицензионное соглашение» - Лицензионное соглашение, размещенное Администратором на сайте https://holst.so. «Пользовательское соглашение» - Пользовательское соглашение, размещенное Администратором на сайте https://holst.so.

2. Категории субъектов и ограничения использования Сервиса

2.1. Оператор обрабатывает персональные данные посетителей Сервисов; зарегистрированных Пользователей; лиц, приглашенных в Рабочее пространство; представителей и работников Клиентов; плательщиков и держателей банковских карт; лиц, направляющих заявки в отдел продаж; лиц, обращающихся в поддержку; иных физических лиц, сведения о которых законно переданы Оператору в связи с использованием Сервиса.

2.2. Самостоятельная регистрация и самостоятельное использование Сервиса лицами младше 18 лет не допускаются. Такое лицо может использовать Сервис только в качестве приглашенного Пользователя в Рабочем пространстве Пользователя или Клиента, в том числе образовательной организации, при условии, что соответствующий Пользователь, Клиент или законный представитель обеспечил наличие требуемого законом основания для обработки его персональных данных и использования Сервиса. Оператор не осуществляет самостоятельную проверку возраста Пользователя или полномочий лица, предоставившего такое основание.

2.3. Сервис не предназначен для систематического хранения клиентских баз, кадровых реестров и иных массивов персональных данных третьих лиц. Размещение обычных персональных данных третьих лиц допускается только в минимальном объеме, необходимом для приглашения и совместной работы, при наличии надлежащего правового основания.

2.4. Запрещается размещать в Сервисе специальные категории персональных данных, указанные в статье 10 Федерального закона № 152-ФЗ, а также биометрические персональные данные. Клиент и Пользователь, размещающие сведения о других лицах, отвечают за законность их получения, передачи Оператору и использования в Рабочем пространстве.

3. Принципы, способы и правовые основания обработки

3.1. Оператор обрабатывает персональные данные законно и добросовестно, только для заранее определенных и законных целей, не допускает избыточности обрабатываемых данных, обеспечивает их точность и хранит в форме, позволяющей определить субъекта, не дольше, чем этого требуют цели обработки или обязательные сроки хранения.

3.2. В зависимости от цели Оператор осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, предоставление доступа, передачу привлеченным лицам, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных. Распространение персональных данных неопределенному кругу лиц не осуществляется, если отсутствует отдельное законное основание.

3.3. Правовыми основаниями обработки в зависимости от конкретной цели являются: заключение и исполнение договора, стороной или выгодоприобретателем по которому является субъект; действия по инициативе субъекта до заключения договора; исполнение обязанностей Оператора, установленных законом; осуществление прав и законных интересов Оператора или третьих лиц при условии, что права и свободы субъекта не нарушаются; согласие субъекта, когда оно требуется законом; поручение Клиента, являющегося оператором персональных данных.

3.4. Персональные данные могут быть получены непосредственно от субъекта, от Клиента или администратора Рабочего пространства, от выбранного Пользователем сервиса аутентификации, автоматически при использовании Сервисов, а также от платежных и иных привлеченных провайдеров в объеме, необходимом для соответствующей цели.

4. Цели обработки персональных данных

4.1. Регистрация, идентификация, аутентификация и управление учетной записью

Субъекты: зарегистрированные Пользователи и лица, принимающие приглашение в Рабочее пространство.

Данные: фамилия, имя, отчество (при наличии); адрес электронной почты; хеш пароля; внутренний идентификатор Пользователя; идентификаторы и технические сведения, получаемые от выбранного Пользователем сервиса аутентификации или системы единого входа; сведения о статусе и настройках учетной записи. Оператор не хранит пароль в открытом виде.

Основание: заключение и исполнение Пользовательского соглашения, предоставление функций Сервиса, а также законный интерес Оператора в обеспечении целостности учетных записей.

Лица, участвующие в обработке: Оператор; поставщик облачной инфраструктуры Оператора; провайдеры аутентификации, выбранные Пользователем или его организацией, — только в необходимом объеме.

Срок: в течение существования учетной записи; при отсутствии входов более 24 месяцев Оператор вправе уведомить Пользователя и удалить учетную запись не ранее чем через 30 календарных дней после направления уведомления. При запросе на удаление данные удаляются из активных систем в срок до 30 календарных дней, кроме данных, подлежащих хранению по закону.

4.2. Управление сессиями, обеспечение безопасности и стабильности Сервиса

Субъекты: Пользователи и посетители Сервисов.

Данные: IP-адрес; сведения о браузере и типе устройства; дата и время сессии; внутренний идентификатор Пользователя; сведения о действиях, ошибках, изменениях доступа и иных технических событиях.

Основание: исполнение соглашений, регулирующих использование Сервиса, и законный интерес Оператора в предотвращении несанкционированного доступа, расследовании инцидентов, защите данных и обеспечении работоспособности Сервиса.

Лица, участвующие в обработке: Оператор; поставщик облачной инфраструктуры Оператора.

Срок: сведения об активной сессии, включая IP-адрес, браузер и тип устройства, хранятся до прекращения соответствующей сессии. После прекращения сессии сведения, включенные в технические журналы, хранятся не более 24 месяцев со дня соответствующего события. Иные технические журналы хранятся не более 24 месяцев со дня события. История действий, необходимая для функционирования и совместной работы в Рабочем пространстве, хранится, пока существует соответствующий объект или Рабочее пространство, и не более 24 месяцев после их удаления.

4.3. Аналитика использования и улучшение Сервиса

Субъекты: посетители Сервисов и Пользователи.

Данные: IP-адрес; внутренний идентификатор Пользователя; обезличенные данные Пользователя, файлы cookieи иные сетевые идентификаторы; сведения о браузере и типе устройства; дата, время и последовательность событий; сведения об использовании страниц и функций Сервиса.

Основание: законный интерес Оператора в анализе востребованности функций, выявлении ошибок и улучшении качества Сервиса при условии соблюдения прав и свобод субъектов.

Лица, участвующие в обработке: Оператор; поставщик облачной инфраструктуры Оператора; поставщик сервиса веб-аналитики, — только в необходимом объеме.

Особенности: сбор технических сведений начинается автоматически при использовании соответствующего ресурса. Пользователь может ограничить использование cookie средствами браузера, однако это может повлиять на работу отдельных функций.

Срок: события, связанные с IP-адресом или внутренним идентификатором, хранятся 24 месяца со дня сбора. После этого могут бессрочно храниться только агрегированные сведения, которые не позволяют прямо или косвенно определить физическое лицо.

4.4. Направление сервисных сообщений

Субъекты: зарегистрированные Пользователи.

Данные: фамилия, имя, отчество (при наличии); адрес электронной почты; внутренний идентификатор; сведения о событии, послужившем основанием для уведомления.

Темы сообщений: информирование о технических работах; безопасности; изменениях условий использования Сервисов; настроек и состояния учетной записи; событиях в Сервисе, связанных с Пользователем; о новых продуктах, услугах или специальных предложениях; а также об изменениях функций, знание которых необходимо для надлежащего использования Сервиса.

Основание: исполнение соглашений, регулирующих использование Сервиса, и законный интерес Оператора в поддержании безопасности и информировании Пользователей о работе Сервиса.

Лица, участвующие в обработке: Оператор; поставщик облачной инфраструктуры Оператора; поставщик почтовой инфраструктуры, — только в необходимом объеме; поставщик сервиса отправки сообщений, — только в необходимом объеме.

Срок: в течение существования учетной записи; сведения о доставке сообщения — не более 12 месяцев.

Сообщения, основной целью которых является продвижение платных функций или тарифов не относятся к обязательным сервисным сообщениям. Если Оператор начнет направлять такие сообщения, они могут направляться только после получения отдельного предварительного согласия адресата и с возможностью отказаться от них.

4.5. Рассмотрение заявок и связь с отделом продаж

Субъекты: лица, самостоятельно направившие заявку через сайт или иным способом.

Данные: фамилия, имя, отчество (при наличии) либо указанное имя; номер телефона; рабочий адрес электронной почты; тема и содержание обращения; иные сведения, включенные заявителем в сообщение.

Основание: действия по инициативе субъекта до заключения договора и законный интерес Оператора в подготовке ответа на полученную заявку.

Лица, участвующие в обработке: Оператор; поставщик облачной инфраструктуры Оператора; поставщик облачной CRM; поставщик электронной почты.

Срок: 12 месяцев после последнего содержательного взаимодействия с заявителем, если договор не был заключен; при заключении договора данные далее обрабатываются для соответствующих целей.

4.6. Оформление оплаты по счету

Субъекты: Пользователь, запросивший счет или действующий как представитель Клиента.

Данные: фамилия, имя, отчество (при наличии) и адрес электронной почты; внутренний идентификатор Пользователя; сведения об указанной организации. Сведения о юридическом лице сами по себе не являются персональными данными, но обрабатываются совместно со сведениями о представителе.

Основание: заключение и исполнение Лицензионного соглашения, действия по запросу субъекта до его заключения, исполнение обязанностей по бухгалтерскому и налоговому учету.

Лица, участвующие в обработке: Оператор; поставщик облачной инфраструктуры Оператора; поставщик облачной CRM; поставщик системы бухгалтерского учета.

Срок: сведения об организации и ее связи с учетной записью и Рабочим пространством — в течение существования такой связи и 3 года после ее прекращения; документы бухгалтерского учета — не менее 5 лет после соответствующего отчетного года либо дольше, если это установлено законом.

4.7. Проведение платежей по банковским картам

Субъекты: Пользователи-плательщики и держатели банковских карт.

Данные, доступные Оператору: первые 6 и последние 4 цифры номера карты, срок ее действия, платежный токен, сумма, дата, статус и идентификатор операции. Оператор не получает и не хранит полный номер карты, код проверки карты или иные полные аутентификационные реквизиты.

Основание: заключение и исполнение соглашения о предоставлении платного доступа, совершение платежа по инициативе субъекта, исполнение требований законодательства.

Лица, участвующие в обработке: Оператор; поставщик облачной инфраструктуры Оператора; платежные организации и иные участники расчетов. Проверка операций, привязка карты, антифрод-процедуры и одобрение списаний осуществляются платежным провайдером по его правилам.

Срок: платежный токен и сведения о сроке действия карты — до отвязки карты, прекращения соответствующего платежного сценария либо истечения срока действия токена; сведения об операции — в течение обязательных сроков бухгалтерского и налогового хранения.

4.8. Рассмотрение обращений и техническая поддержка

Субъекты: Пользователи и иные лица, обратившиеся к Оператору.

Данные: имя и адрес электронной почты, если они известны; внутренний идентификатор Пользователя; IP-адрес; сведения о браузере и типе устройства; текст обращения, история переписки, переданные файлы и иные сведения, добровольно сообщенные заявителем.

Основание: исполнение соглашений, регулирующих использование Сервиса; действия по инициативе субъекта; законный интерес Оператора в разрешении обращений, контроле качества и защите своих прав.

Лица, участвующие в обработке: Оператор; поставщик облачной инфраструктуры Оператора; поставщик электронной почты; поставщик сервиса поддержки.

Срок: в течение существования учетной записи; не более 30 дней после прекращения существования учетной записи, если более длительный срок не требуется для рассмотрения спора или по закону.

4.9. Исполнение требований закона и защита прав

Субъекты: Пользователи, Клиенты, представители, плательщики, заявители и иные лица, данные которых содержатся в документах и материалах, необходимых для этой цели.

Данные: идентификационные и контактные сведения, сведения о договорах, платежах, предоставленном доступе, обращениях, претензиях, судебных и административных процедурах.

Основание: исполнение обязанностей, установленных законодательством Российской Федерации, и законный интерес Оператора в предъявлении, рассмотрении и защите требований.

Лица, участвующие в обработке: Оператор; поставщик облачной инфраструктуры Оператора; государственные органы, суды, банки, аудиторы, профессиональные консультанты и иные лица в случаях и объеме, предусмотренных законом или необходимых для защиты прав.

Срок: в течение обязательного срока хранения соответствующих документов, срока рассмотрения дела или применимого срока исковой давности.

5. Обработка персональных данных по поручению Клиента

5.1. При обработке данных приглашенных лиц и данных, размещенных в Рабочем пространстве Клиентом или Пользователями в его Рабочем пространстве, Клиент самостоятельно определяет цели и состав обработки и выступает оператором персональных данных, а ООО «Холст» обрабатывает данные по его поручению в объеме, необходимом для предоставления Сервиса. Сам факт оплаты доступа Клиентом не изменяет роль ООО «Холст» в отношении данных учетной записи, платежей, безопасности и поддержки, для которых ООО «Холст» остается самостоятельным Оператором.

5.2. Для направления приглашения и организации совместной работы могут обрабатываться адрес электронной почты приглашенного лица, его фамилия, имя, отчество (при наличии) (если указано), внутренний идентификатор, роль и права доступа, сведения о принятии приглашения и действиях в Рабочем пространстве. После регистрации данные учетной записи также обрабатываются ООО «Холст» как самостоятельным Оператором для целей, указанных в разделе 4 Политики.

5.3. Клиент до передачи данных обязан определить законное основание обработки, предоставить субъектам требуемую информацию, получить необходимые согласия и не поручать Оператору обработку, противоречащую законодательству или ограничениям раздела 2 Политики. Подробные условия поручения, требования к конфиденциальности и безопасности, порядок взаимодействия при обращениях субъектов и инцидентах закрепляются в Пользовательском соглашении и/или Лицензионном соглашении или отдельном соглашении об обработке персональных данных.

6. Привлечение иных лиц, локализация и передача данных

6.1. Оператор может поручать обработку персональных данных лицам, предоставляющим серверную инфраструктуру, средства аутентификации, веб-аналитику, CRM, электронную почту, поддержку, бухгалтерские сервисы и платежную инфраструктуру. Такие лица получают только данные, необходимые для соответствующей цели, и обязуются соблюдать конфиденциальность, требования к защите данных и инструкции Оператора.

6.2. Дополнительная информация о категориях и, когда применимо, наименованиях используемых сервисов и провайдеров может размещаться и обновляться в Документации. Изменение конкретного провайдера без изменения целей, состава данных, территории обработки и иных существенных условий не требует перечисления нового наименования непосредственно в тексте Политики.

6.3. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации. Оператор использует арендованные вычислительные мощности в Российской Федерации; привлеченные для описанных целей облачные сервисы также используют серверы, расположенные в Российской Федерации.

6.4. Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных из находящихся под его контролем информационных систем. При выборе внешнего сервиса аутентификации Пользователь может непосредственно взаимодействовать с таким сервисом по его правилам, а Оператор получает от него результат аутентификации и связанные идентификаторы. До начала передачи персональных данных Оператором на территорию иностранного государства Оператор обязан выполнить требования законодательства Российской Федерации, оценить условия передачи и при необходимости обновить Политику.

6.5. Передача данных государственным органам и иным уполномоченным лицам осуществляется в случаях, порядке и объеме, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

7. Сроки, удаление и уничтожение персональных данных

7.1. Конкретные сроки обработки указаны применительно к каждой цели в разделе 4 Политики. Если одна и та же информация необходима для нескольких целей, она удаляется после прекращения всех применимых оснований и истечения обязательных сроков хранения. Отзыв согласия прекращает только обработку, основанную на таком согласии, и не препятствует обработке на иных законных основаниях.

7.2. После удаления из активных информационных систем данные могут сохраняться в резервных копиях не более 30 дней. В течение этого периода резервные копии используются только для восстановления работоспособности и защищаются от обычного доступа; при восстановлении Оператор повторно применяет сведения об удалении.

7.3. Уничтожение осуществляется путем удаления записей из информационных систем, криптографического стирания или физического уничтожения носителей способом, исключающим восстановление данных. Обезличенные агрегированные сведения могут храниться без ограничения срока только при невозможности определить субъекта прямо или косвенно.

8. Защита персональных данных

8.1. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий.

8.2. К мерам относятся назначение ответственных лиц, принятие локальных актов, ограничение прав доступа по служебной необходимости, обязательства о конфиденциальности, учет действий, оценка угроз, применение средств защиты, резервное копирование, контроль эффективности мер и реагирование на инциденты. Конкретный состав мер определяется с учетом характера данных, угроз и требований законодательства.

8.3. Пользователь обязан обеспечивать конфиденциальность своих учетных данных, использовать доступные средства защиты и незамедлительно сообщать Оператору о подозрении на неправомерный доступ к учетной записи.

9. Права субъектов персональных данных

9.1. Субъект вправе получать сведения об обработке его персональных данных; требовать уточнения, блокирования или удаления неполных, устаревших, неточных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми данных; возражать против обработки в предусмотренных законом случаях; обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или в суд; осуществлять иные права, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

9.2. Часть сведений Пользователь может уточнить самостоятельно в настройках учетной записи. Иные обращения направляются на support@holst.so. Для предотвращения раскрытия данных постороннему лицу Оператор вправе запросить сведения, необходимые для идентификации заявителя и подтверждения его полномочий.

9.3. Оператор рассматривает обращение и отвечает в срок, установленный законодательством. Если требование не может быть исполнено полностью, Оператор сообщает предусмотренное законом основание отказа или ограничения.

9.4. Субъект вправе в любое время отозвать согласие на обработку персональных данных, направив Оператору уведомление по адресу электронной почтыsupport@holst.so с пометкой «Отзыв согласия на обработку Персональных данных». Общий отзыв согласия Пользователя влечет прекращение доступа к Сервису и удаление его учетной записи в сроки, предусмотренные пунктом 4.1 и разделом 7 Политики, кроме данных, обрабатываемых на ином законном основании. Отзыв не влияет на законность обработки до его получения Оператором.

10. Заключительные положения

10.1. По вопросам обработки персональных данных можно обратиться по адресу support@holst.so.

10.2. Действующая редакция Политики размещается на сайте Оператора по адресу https://holst.so. Оператор вправе изменять Политику при изменении законодательства, Сервиса или процессов обработки. Новая редакция вступает в силу с даты ее публикации, если в ней не указана иная дата.

10.3. Если новый сайт, приложение или поддомен использует цели, категории данных, получателей или способы обработки, не описанные в Политике, Оператор до начала такой обработки дополняет Политику и при необходимости получает отдельные согласия. Общая формулировка пункта 1.3 не освобождает Оператора от этой обязанности.